Stratégie de migration des données dans un projet ERP
De nombreuses étapes jalonnent un projet ERP. La conduite du changement en fait partie. La migration des données en est une autre. Pour plus d’infos sur la méthodologie globale d’implémentation d’un ERP, cliquer ici.
Définition et Objectifs
Une migration de données consiste à extraire des données d’un système source et à le charger dans un système de destination. Entre les deux, un nettoyage et une transcodification des données sont effectués. Cela signifie qu’on définit le scope des données à reprendre et qu’on formate les données du système source vers quelque chose de compréhensible par le système de destination.
Dans un projet d’intégration ERP, le système source peut être un autre ERP, des outils informatiques propres à l’entreprise, des fichiers Excel, etc…
Les objectifs d’une migration de données sont simples :
- Nettoyer de fond en comble les données
- Mettre à la disposition de l’ERP cible des données pertinentes
- Faciliter le travail des utilisateurs clés en construisant des programmes d’extraction, de transcodification et de chargement adéquats
Promouvoir le travail de cohésion entre différents domaines métiers à travers les données communes
Données à migrer
Il n’existe pas de scope fixe des données à migrer lors de l’intégration d’un ERP. Cela dépend de la nature du projet ou du nombre de modules métiers à intégrer. Néanmoins, dans la plupart des projets, les types de données listées ci-dessous en font partie.
Données de base
Ce sont des données obligatoires et nécessaires au bon fonctionnement de l’ERP. Leur migration intervient en général après le paramétrage du système. On retrouve entre autres :
- Les fournisseurs (pour les modules achat et comptabilité)
- Les clients (pour les modules ventes et comptabilité)
- Les articles (pour tous les modules)
- Les règles de réapprovisionnement (pour le module stock)
- Les listes de prix fournisseurs ou clients
- Les nomenclatures, les postes de travail et recettes de produit (pour le module production)
- Les gammes de contrôle qualité (pour le module qualité)
- Les équipements de travail (pour le module maintenance)
- Les employés (pour le module ressources humaines)
Données transactionnelles
Cela correspond aux historiques de données présentes dans l’ancien système. Elles sont utiles pour préserver la continuité de l’activité. Elles sont migrées après les données de base. On retrouve entre autres :
- L’état des stocks
- Les commandes fournisseurs et clients
- Les factures fournisseurs et clients
- Les ordres de production
- Les résultats de contrôle qualité
- Les ordres de maintenance
- La balance comptable
- Les contrats de travail et fiches de paie
L’état des congés employés et des temps de travail.
Stratégie de reprise des données
Les principes structurants à retenir lors de l’étape de la migration des données sont :
- Un planning de migration doit être établi en début de projet
- Des ressources nécessaires pour l’extraction, la transcodification et le chargement des données doivent être identifiées
- Seules les données actives et pertinentes seront migrées.
- Les données seront « nettoyées » avant chargement dans l’ERP cible.
- Seules les informations d’historique nécessaires pour le reporting obligatoire seront migrées.
- Des programmes de migration seront utilisés pour la migration de masse. En cas de reprise manuelle, la création des données se fera directement dans l’ERP cible.
Une stratégie claire de migration des données est à établir avant le lancement effectif du projet d’implémentation de l’ERP dans une entreprise.
Premièrement, une fois que l’équipe projet a listé les données à migrer, elle établit un planning détaillé de migration. Cela est fait, type de données par type de données (objet par objet).
Ensuite, pour chaque objet, on précise qui est responsable de l’extraction, de la transcodification et du chargement de données. On précise les dates pur chaque étape. Du fait de la dépendance de certaines données avec d’autres, le planning doit être minutieusement élaboré.
Puis, pour chaque objet, on détermine la volumétrie des données à extraire et les règles de nettoyage à appliquer. Par exemple, pour les fournisseurs, on peut décider de ne retenir que les fournisseurs avec lesquels il y a eu une activité commerciale depuis moins de 2 ans. Ce qui suppose donc que tous les autres sont exclus du scope du chargement dans le système cible.
Enfin, on détermine le mode de reprise des données. Le chargement dans l’ERP peut se faire manuellement ou via un programme d’import simple ou plus élaboré. Le but est de faciliter le travail des utilisateurs.
La migration des données dans une implémentation d’un ERP n’est pas une étape anecdotique. Elle est une phase clé dans le succès du projet.